Zeiterfassung, ein Mann sitzer vor einer Mauer und tippt in sein Tablett, an der Wand sind verschiedene Schriftzüge Zeiterfasung Pausen Online Digitalisierung

Die Basis für Lohnabrechnungen der Arbeitnehmer ist die Zeiterfassung. Unternehmen, die an Projekten arbeiten, beispielsweise IT-Unternehmen oder Agenturen, nutzen sie auch, da sie wichtige Daten zur Rechnungsstellung liefern. Eine Erfassung der Zeit, die auf eine Software gestützt ist und sich optimal in die bestehende Systemwelt einfügt, minimiert manuelle Aufwände.

Wieso sollte man eine softwaregestützte Erfassung der Zeit verwenden?

Wichtig für den Mitarbeiter im Arbeitsleben ist die Zufriedenheit, welche unter anderem durch flexible Arbeitszeiten erreicht werden kann. Dabei wird oft ein Zeitkonto verwendet. Notwendig ist dabei auch, dass eine Einsicht vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber möglich ist, damit beide einen Überblick haben, außerdem soll die Erfassung schnell und unkompliziert sein. Wenn Arbeitszeiten einem Kunden berechnet werden sollen, ist die Erfassung der Zeit nicht wegzudenken, gerade wenn das Unternehmen in Projekten arbeitet oder Serviceleistungen anbietet. Bei der Produktion können Tätigkeiten getrennt erfasst werden und die Identifizierung und Reduzierung unproduktiver Zeiten kann erreicht werden. Eine softwaregestützte Lösung hat als Ziel, die effiziente Datenerfassung in bestehende Systeme zu integrieren.

Integration in ERP-Systeme

Zeiterfassungssysteme und Zeiterfassungssoftware werden viel am Markt angeboten. Um diese in einem ERP-System zu nutzen, gibt es zwei Optionen. Der erste Weg ist die Anbindung von Drittsystemen durch eine Schnittstelle an die eigene ERP-Software. Dadurch wird die manuelle Datenerfassung abgelöst, allerdings kann es zu Fehlern bei der Datenübertragung kommen und der Anpassungsaufwand bei Updates ist oftmals groß. Die zweite Variante, ist eine ERP-Software, in der die Erfassung der Zeit bereits integriert ist. Alle gebuchten Zeiten stehen dem System unmittelbar zur Verfügung und es kann zu keiner Verzögerung oder einem Fehler bei der Datenübertragung kommen. Da die erfassten Zeiten einfacher zuzuordnen sind, erfolgt die spätere Rechnungsstellung wesentlich einfacher. Für Unternehmen, die Mitarbeiter im Außendienst angestellt haben, bieten sich mobile Apps an. Mit diesen kann unabhängig vom Standort durch ein Tablet oder Smartphone die Erfassung der Zeit aufgerufen werden. Terminals mit geeigneter Zeiterfassungsoftware können über LAN oder WLAN angebunden werden. Der Mitarbeiter identifiziert sich durch RFID-Karten oder RFID-Tags, seinen Fingerabdruck oder durch den Scan eines Barcodes.

Vorteile der integrierten Zeiterfassung

Im Vergleich zur manuellen Erfassung der Zeit sind Kommen, Gehen, Pausen oder auch Dienstreisen in Echtzeit zu sehen und das Abschreiben der Stundenzettel fällt weg, wodurch die Fehlerquellen minimiert werden. Des Weiteren verringert sich der Abrechnungsaufwand. Zeitsalden oder bereits eingetragener Urlaub können jederzeit eingesehen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass zwischen Sollzeiten und Istzeiten verglichen werden kann. Unproduktive und zeitintensive Tätigkeiten sind deutlicher zu erkennen. Neben der Vereinfachung der Abrechnungsprozesse liefert die Erfassung der Zeit mit ERP-Systemen wichtige Ansätze, um die Organisation innerhalb eines Unternehmens zu verbessern.

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