ERP-Einführung Schritt für Schritt

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und regelt somit die Planung der Ressourcen eines Unternehmens. Als Ressourcen werden dabei Kapital, Material, Betriebsmittel, Personal, Informations- und Kommunikationstechnik verstanden. Eines der Hauptziele ist es in produzierenden Unternehmen dafür Sorge zu tragen, dass alle erforderlichen Komponenten zur richtigen Zeit am richtigen Ort und in der richtigen Menge verfügbar sind, um sicherzustellen, dass kostenlastige Leerläufe vermieden werden.

Eignung des ERP für Ihr Unternehmen

Die Einführung von ERP lohnt sich auf lange Sicht in den meisten Unternehmen. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Sie haben, ob Textil-, Lebensmittelindustrie oder Maschinenbau, Einzel- oder Serienfertigung: ERP-Lösungen sind auch in mittelständischen Unternehmen unverzichtbar geworden. Insbesondere in der Fertigungsindustrie spielen Kostenmanagement, Effizienz, Kalkulation und Datentransparenz eine der wichtigsten Rollen, um wettbewerbsfähig agieren zu können und auf dem Markt zu bestehen. In ERP-Systemen laufen die verschiedenen Funktionsbereiche Ihres Unternehmens zu einer Einheit zusammen. Wichtige Geschäftsprozesse, Warenflüsse und ausgewertetes Datenmaterial für strategische Entscheidungen laufen zentral zusammen von der Fertigung bis hin zu Marketing & Vertrieb, Steuerung und Kundenbetreuung. Wenn Sie gerade am Anfang Ihrer ERP-Einführung stehen und sich fragen, wie Sie schrittweise zum Ziel kommen, lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten zur richtigen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Schritte der ERP-Einführung

Start: Zieldefinition und Kick Off

Nach durchdachter Festlegung der Projektgremien inklusive spezifischer Funktionen und entsprechender personeller Besetzung kann dem daraus hervorgehenden Projektteam Ihres Unternehmens im Anschluss die genaue Projektorganisation erläutert werden. Durch Verbildlichung der bisherigen Ziele, Aufgaben und Rahmenbedingungen wird das Team vorbereitet. Zur Abrundung der Startphase wird ein grober Zeit- und Kapazitätsplan für das gesamte Projekt erstellt. Der Kick-off-Termin ermöglicht ein gegenseitiges Kennenlernen und läutet die Startphase ein.

Phase 2: Ist Prozesse festschreiben

In der zweiten Phase dreht sich alles um den Prozess- Check. Neben der Ermittlung von Informationen zu Stamm- und Bewegungs- sowie Lagerdaten werden strategische und organisatorische Anforderungen sowie Rahmenbedingungen für die gewünschte Systemauslegung herausgearbeitet. Je nach Bedarf der Vorqualifikation der Projekte kann optional auch eine Darstellung der aktuellen Istprozesse erfolgen, bei der Schwachstellen aufgezeigt, notwendige Handlungen abgeleitet sowie Schwerpunkte festgelegt werden. Im Prozess-Check wird zusammen mit den Angestellten überprüft, wie geeignet die Organisation und Infrastruktur ist.

Phase 3: Kennenlernen ERP-Software + Soll Prozesse

Die Phase der Qualifizierung ist der nächste Schritt. Es geht nun darum, dass allen Mitgliedern des Teams aus allen Unternehmensbereichen in Schulungen die grundlegenden Prozesse und Funktionen des ERP Systems nahe gelegt werden. Dies ist ein enorm wichtiger Baustein zur Vorbereitung einer späteren, effizienten Konzeptions- und Organisationsphase. Denn nur wer alle Möglichkeiten des zukünftigen Systems kennt, ist in der Lage, seine Anforderungen so festzulegen, dass vorhandene Ressourcen genutzt werden können. Die Qualifizierungsphase sorgt dafür, dass das Projektteam und Ihr Partner die gleiche Sprache nutzen. Jetzt geht es daran, eine durchsichtige Ausarbeitung der SOLL-Abläufe und -Anwendungen vorzunehmen. Danach erfolgt die strukturierte Beschreibung der konkreten Anforderungen in der Organisationsphase. Dieses Konzept beinhaltet sowohl die strukturierte Beschreibung der organisatorischen und technischen Verwirklichung als auch die umzusetzenden Anforderungen innerhalb des ERP Systems.

Phase 4: Konfiguration und Anpassung

Innerhalb der Konfigurationsphase geht es um die Umsetzung der im Realisierungskonzept beschriebenen Maßnahmen. Nach Beendigung der jeweiligen Maßnahme wird im Zwiegespräch mit dem zuständigen Projektteam-Mitglied geprüft, ob dies gemäß des Konzepts umgesetzt werden konnte und darüber hinaus auch noch dem aktuellen Stand entspricht. Falls sich Anforderungen während der Projektlaufzeit geändert haben oder in der Organisationsphase anders eingeschätzt wurden, kann so bei jeweiligem Bedarf eine Korrektur durchgeführt werden.

Phase 5: Schulung und Training

Durch das anschließende Training wird das Team einsatzbereit für den letzten Schritt gemacht. Nach effektiver Umsetzung der organisatorischen und softwarespezifischen Aufgaben ist es an der Zeit, Ihre Anwender mit dem System und der eventuell neuen Unternehmensorganisation vertraut zu machen. Anders als in den vorherigen Schulungen für das Projektteam werden aus Gründen der zeitlichen Schonung hier nur die für den jeweiligen Bereich beziehungsweise arbeitsplatzabhängige Themen geschult. Dazu werden passende Schulungs- und Testsituationen erstellt.

Vorbereitungen für Go Live – Echtstart

Wenn alle bisherigen Schritte positiv durchlaufen wurden, kann der Go Live starten. Durch umfangreiche Tests muss sichergestellt werden, dass alle zum Go Live notwendigen Konditionen erfüllt wurden. Dazu zählen, neben der Überprüfung des Qualifizierungsstands, auch trivial erscheinende Überprüfungen der Infrastruktur. Zum Beispiel die Kontrolle, ob alle Drucker betriebsbereit sind, jeder Anwender technischen Zugriff auf das System hat und die Daten auf den neusten Stand aktualisiert wurden.

Jetzt startet der Echtbetrieb mit Vor-Ort-Begleitung.