Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist einer Rechnung verpasst, geschieht dies in den meisten Fällen nicht böswillig. Unbezahlte Rechnungen sind aber Bestandteil des unternehmerischen Alltags. Damit Ihre Kundenrechnungen rechtzeitig bezahlt werden, brauchen Sie ein gut organisiertes und effektives Mahnwesen – das Fundament für die Liquidität Ihres Unternehmens.

Das in HELIUM V implementierte Mahnwesen ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von offenen Rechnungen, um dabei stets den Überblick zu behalten und Einnahmen gezielt zu kontrollieren. Falls Zahlungen ausbleiben sollten, greift das Mahnwesen.

Die Voraussetzung für ein effektives Mahnwesen in HELIUM V ist die korrekte Angabe der Zahlungsziele, der Mahnfristen sowie der Mahnstufen und der Mahntexte im Modul Rechnung. Damit haben Sie die Möglichkeit, die offenen und überfälligen Rechnungen fast automatisch zu mahnen.

Offene und überfällige Rechnungen

Um die offenen und überfälligen Zahlungen im System von HELIUM V zu erhalten, erstellen Sie einen neuen Mahnlauf. Beim Mahnlauf bestimmen das Rechnungsdatum plus Tage Netto die Fälligkeit der Rechnung. Zu diesem Datum werden die Mahntage der ersten Mahnstufe hinzugerechnet. Ab dem sich nun ergebenden Datum sehen Sie, welche Rechnungen zu mahnen sind. Wichtig dabei ist, jene Rechnungen, die nicht zu mahnen sind, aus der Liste zu löschen. Ansonsten fällt die Rechnung automatisch in die nächst höhere Mahnstufe.

Mahnstufen

Sie können in HELIUM V bis zu 98 Mahnstufen festlegen. Die Mahnstufe 99 wird als sogenanntes Rechtsanwaltsschreiben geführt. Dies bedeutet, dass durch Erreichen dieser Mahnstufe die weitere Mahnung von Ihrem Rechtsanwalt übernommen wird.

Zu jeder Stufe können Sie die entsprechenden Mahngebühren erfassen bzw. jene Stufe definieren, ab welcher die Liefersperre gesetzt wird.

Mahnablauf

Um den Zahlungseingang sicherzustellen, hat sich in der Praxis folgende Vorgehensweise bewährt:

  1. Eintrag der Zahlungen (die Bank) in die Ausgangsrechnungen.
  2. Erstellung eines neuen Mahnlaufs.
  3. Versenden sämtlicher Mahnungen aus dem Mahnlauf als Sammelmahnung oder auch als Einzelmahnungen aus dem Modul Mahnwesen.

 

Interessiert? Alle Details zum Mahnwesen finden Sie in unserer Online Hilfe. Klicken Sie hier. Oder kontaktieren Sie uns bei Fragen unter office@heliumv.com oder telefonisch unter +43-6225-28088-0.