e-procurement

Elektronische Beschaffung im E-Procurement

Die elektronische Beschaffung E-Procurement hat in den letzten Jahren einen Siegeszug angetreten. Über das Internet oder über direkte Verbindungen sind die Systeme des einkaufenden Unternehmens und des Lieferanten miteinander verbunden. Im Rahmen der Beschaffung erforderliche Prozesse werden elektronisch abgewickelt. Dazu gehört auch die Abwicklung des Rechnungswesens einschließlich der automatischen Erstellung von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen. Dadurch werden Beschaffungs- und Abwicklungskosten gesenkt und die Bestell- und Lieferprozesse wesentlich beschleunigt.

Voraussetzungen für das E-Procurement

Falls die Systeme des Beschaffenden und des Lieferanten in geschlossenen Systemen, z. B. durch eine VPN-Verbindung, direkt verbunden sind, müssen Daten über zu erstellende Schnittstellen ausgetauscht werden, was eine Normierung erfordert. Solche geschlossenen Systeme, die nur für die beiden Partnerunternehmen zugänglich sind, werden zum Beispiel zwischen Automobilfabriken und Zulieferern betrieben. Sind Schnittstellen gewährleistet, ist es für den Besteller möglich, tagesaktuelle Lagerbestände und Preise des Lieferanten einzusehen. Er kann sofort bestellen, in seiner Buchhaltung wird automatisch nach Freigabe der Bestellung eine Verbindlichkeit entsprechend der Zahlungsbedingungen verbucht. Beim Lieferanten werden offene Posten gebucht und automatisch Transportpapiere ausgestellt. Großhändler bieten, zum Beispiel für Abnehmer im Einzelhandel, halb offene Systeme an, an die sich viele Abnehmer anschließen können. Hier sind Schnittstellen vorgegeben, über die der Abnehmer nach Anpassung seiner Software direkt bestellen und Daten importieren kann. Dies ist bisher noch die größte Bremse bei der Ausbreitung des E-Procurement. Es wird vielerorts von Verbänden und verschiedenen Branchen an Normierungen gearbeitet, um so die Ausbreitung des E-Procurements zu beschleunigen.

Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit

Die Verbindungen werden also bei Großbetrieben durch verschlüsselte virtuelle Übertragungskanäle zwischen Einkäufer und Lieferanten geschaffen. Halb offene Systeme arbeiten mit gewissen Risiken und schützen sich meist über Kennwörter. Letztlich ist für verbindliche Geschäfte der Austausch elektronischer Signaturen anzustreben, was wieder Normierungen erfordert. Bei Behörden ist der Austausch dieser Signaturen unverzichtbar.