Zeiterfassung-HeliumV-ERP-Software

Ob in Agenturen, IT-Unternehmen oder sonstigen Dienstleistungsunternehmen – die Erfassung von Zeiten ist ein beliebtes und oft genutztes Mittel, um die Projektarbeit zu analysieren. Die durch die Zeiterfassung erzeugten Daten dienen als Grundlage für wichtige Entscheidungen wie die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen, die Planung von Arbeitsabläufen in der näheren Zukunft oder in der Berechnung der Arbeitskosten, was sich in den veranschlagten Projektkosten für den Kunden niederschlägt. Die gelieferten Zeiten sind dabei schnell und einfach zu betrachten und auszuwerten. Die schöne neue Welt der Zeiterfassung wäre perfekt, gäbe es da nicht ein entscheidendes, häufig ignoriertes Problem: Die erfassten Zeiten sind völlig falsch. Nach dem Prinzip GIGO (Garbage In, Garbage Out) kann mit diesen Zeiten dann im besten Fall überhaupt nichts erreicht werden, im schlimmsten Fall führen sie zu teuren Fehlentscheidungen, Leerlauf oder kräftezehrenden Überstunden, wenn die Deadline naht. Die Gründe für die falschen Zeiten liegen auf der Hand, wenn man sich die Prozesse etwas näher ansieht.

Drei Gründe für schlechte Zeiterfassung

Möchte man die Gründe für fehlerhafte, ungenaue und letztendlich nutzlose Zeiterfassung umreißen, findet man nach etwas Praxiserfahrung schnell drei zentrale Problemstellen.

1. Bereitschaft der MitarbeiterInnen

Die Erste betrifft die Zeiterfassungsbereitschaft der Mitarbeiter. Während einige wenige Mitarbeiter minutiös ihre aufgewendete Zeit pro Projekt notieren, diese am Ende des Tages innerhalb von 10-20 Minuten zusammenrechnen und zeitnah eintragen, sieht die Praxis für die meisten Kollegen anders aus. Alle 2-3 Tage, vielleicht auch erst kurz vor dem Start ins wohlverdiente Wochenende, setzen sie sich für ein paar Minuten hin, überlegen grob, wie lange sie pro Projekt gebraucht haben, runden auf die nächste Viertelstunde auf oder ab und tragen dies dann ein. Die Genauigkeit der eingetragenen Informationen ist gelinde gesagt mangelhaft. Daneben findet man immer wieder Mitarbeiter, die aus Unlust, Missmut oder sonstigen Gründen ihre Zeiten überhaupt nicht erfassen, bis sie ein Controller dazu zwingt. Doch selbst wenn man keinen dieser Zeiterfassungsmuffel im Unternehmen hat und die meisten Mitarbeiter sich zumindest Mühe geben, genaue Zeiten zu liefern, schlägt das nächste Problem zu.

2. Schätzung vs. Realität

Wenn ein Mitarbeiter eine ungeliebte, langweilige Aufgabe zu erledigen hatte, schätzt dieser sie unwillkürlich als länger ein, als er eigentlich für sie brauchte. Im Umkehrschluss passiert es leicht, dass eine angenehme oder mit netten Kollegen erledigte Aufgabe in der finalen Zeiterfassung deutlich kürzer eingeschätzt wird. Dem liegt keine Böswilligkeit zugrunde, sondern einfach eine menschliche Wesensart.

3. Vorgaben “von oben”

Das dritte Problem ist sozusagen hausgemacht und kommt „von oben“, nämlich aus der Verwaltung, welche die Zeiterfassung kontrolliert. Während der Controller in der Verwaltung zwar wohlmeinend glaubt, dass seine Mitarbeiter acht Stunden am Tag, wie es in ihrem Arbeitsvertrag steht, arbeiten, sieht die Sache für die Mitarbeiter selbst anders aus. Es gibt immer wieder Leerlauf, unvorhergesehen technische Probleme oder sonstige Gründe, weswegen ein Mitarbeiter weniger als acht Stunden am Tag arbeitet, selbst wenn er hoch motiviert ist. Im Umkehrschluss werden an manchen Tagen mehr als acht Stunden auf Projekte verwendet, wenn Überstunden anstehen. Der Mitarbeiter bekommt jedoch häufig nur von oben die Vorgabe, an jedem Tag insgesamt 8 Stunden einzutragen. Tut er das nicht, drohen je nach Betrieb längere Standpauken oder Sanktionen bis hin zur Entlassung. Deshalb wird er es tunlichst einhalten, am Ende des Tages seine 8 Stunden einzutragen, egal wie viel Zeit er wofür verwendet hat. Diese acht Stunden sind als Grundlage für Unternehmensentscheidungen natürlich nutzlos.

Drei Ursachen des falschen Mitarbeiterverhaltens

Auch wenn es naheliegt, die Schuld den „faulen Mitarbeitern“, den „laxen Praktiken“ und den „tyrannischen Controllern“ zu geben, lohnt es sich, die Problematik genauer zu analysieren. Obwohl es auf den ersten Blick so wirkt, als würden die Mitarbeiter böswillig ihrer Pflicht nicht nachkommen, handeln sie nur allzu menschlich. Menschen sind Gewinnmaximierer – tun also immer das, von dem sie sich den größten Gewinn versprechen.

1. Sinkende Motivation

Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit perfekt erfasst, dann gibt es niemandem, der ihm dafür eine Beförderung oder auch nur einen Bonus gibt. Das einzige Feedback, das er erhält, ist negativ und tritt dann auf, wenn er entweder gar nichts in die Zeiterfassung einträgt, oder aber wenn er aufgrund des Aufwandes der Zeiterfassung seinen anderen Pflichten nicht so nachkommt, wie es gewünscht ist. So geht auch dem besten Mitarbeiter die Motivation schnell verloren und er investiert seine Zeit lieber in seine eigentliche Arbeit, deren korrekte Erledigung ihm echte Vorteile verspricht.

2. Fehlende Werkzeuge für die Erfassung

Ebenso menschlich ist es, sich bei der Zeiterfassung zu verschätzen und im Zweifelsfall zu viel oder zu wenig einzutragen. Dem Mitarbeiter fehlen die richtigen Werkzeuge, um seine Zeit bequem zu erfassen.

3. Wahrheitsgemäß oder nach Vorgabe?

Und selbst das falsche Eintragen von acht Stunden an Tagen mit viel Leerlauf oder einem längeren Computerausfall ist verständlich, denn wer möchte schon ständig ermahnt, genötigt oder gefeuert werden, obwohl er gute Arbeit liefert. Damit ist weder dem Mitarbeiter noch dem Betrieb gedient.

Betrachtet man diese Ursachen der Probleme, könnte man sich vor einer scheinbar unüberwindbaren Aufgabe sehen und aufgeben. Immerhin, so sagt sich vielleicht der einsichtige Controller, hat es doch mit den falschen Zahlen bisher auch gut funktioniert. Allerdings ist zu befürchten, dass es nicht mit, sondern trotz der falschen Zahlen relativ gut ging. Durch schlechte Planung, welche auf falschen Zeiterfassungsdaten basiert, wird großes Potenzial verschenkt, das durch geschickte Verkaufstaktiken und gute Arbeit wieder reingeholt werden muss.

Drei Chancen zur Verbesserung der Zeiterfassung

Wer kann im Nachhinein sagen, wie viele knappe Firmenpleiten mit einer sauberen Zeiterfassung abgewendet worden wären? Deshalb ist es wichtig, trotz der offensichtlichen Schwierigkeiten der Thematik und den Hindernissen Strategien zu entwickeln, welche die Daten verbessern und eine gewinnbringende Auswertung erlauben

1. Klare Kommunikation für mehr Motivation

Möchte man, dass die Mitarbeiter im Rahmen der Zeiterfassung brauchbare Daten produzieren, ist der erste Schritt selbstverständlich, die Mitarbeiter dafür zu motivieren. Nur, wenn jeder mit an einem Strang zieht und keine Rebellen oder Freitagabend-Einträger Fehler produzieren, kann man mit den Daten auch etwas anfangen. Manche Firmen haben Systeme, welche die Zeiterfassungspraktiken direkt beeinflussen sollen. Entweder werden die Mitarbeiter bestraft, wenn sie keine Daten produzieren (Stichwort Kuchen backen), oder aber sie werden für die Zeiterfassung mit flexiblen Gehaltsanteilen oder sonstigen Boni geködert. Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, stellt sich bei näherer Betrachtung meistens als nutzlos heraus, denn die gewinnmaximierenden Mitarbeiter tragen einfach das ein, was von ihnen erwartet wird, um die Strafen zu vermeiden oder die Belohnungen zu kassieren. Motivation muss tiefer ansetzen und den Mitarbeitern verdeutlichen, wie das Unternehmen und letztlich auch sie selbst von einer korrekten Zeiterfassung profitieren können. Verstehen die Mitarbeiter, dass das Controlling mit den richtigen Daten lästige Überstunden oder Leerläufe vermeiden kann und die Gewinne des Unternehmens kräftig steigen können, werden die meisten gerne mitmachen.

Es muss auch klar gezeigt werden, dass die Datenerfassung nicht zur reinen Überwachung der Mitarbeiter dient, denn das fördert wieder die Entstehung von rebellischem Verhalten. Steigt durch die guten Daten und die richtige Auswertung und Umsetzung die Effizienz des Unternehmens, müssen die Mitarbeiter explizit daran beteiligt werden, sei es durch Sonderurlaub, Boni oder eine Investition in die Ausstattung des Sozialraumes.

2. Optimale Werkzeuge

Sind die Mitarbeiter motiviert, müssen ihnen die richtigen Werkzeuge in die Hand gegeben werden, um die Zeiterfassung korrekt und bequem aufzufassen. Die Wanduhr und der Notizblock haben hier keine Chance und sollten durch andere Lösungen ersetzt werden. Ob es die Verwendung von Stoppuhrsoftware (manchmal bereits in die Datenverarbeitungssoftware integriert), die Nutzung von spezieller Hardware wie Buzzern, Knöpfen oder sonstigen haptischen Elementen oder eine andere kreative Lösung ist – gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern sollten Sie die Lösung finden, die am besten für alle geeignet ist.

3. Integrierte Lösungen

Die dritte Möglichkeit ist die halb-automatische Zeiterfassung. In die Software integriert oder parallel zu dieser laufend erfasst sie ähnlich eines automatischen Traffic Controllers die aufgewendete Zeit pro Auftrag. Die Mitarbeiter werden nicht durch Mehrarbeit belästigt, auch die Überwachungskomponente rückt etwas in den Hintergrund. Hardware, die die Arbeit in der Produktion oder unterwegs direkt unterstützt erleichtert das Erfassen der Zeiten direkt “im Geschehen”. Aber auch hier geht es nicht ohne ausreichende Motivation der Mitarbeiter, die ansonsten im Zweifelsfall immer einen Weg finden, die Software zu überlisten. Sind die Mitarbeiter jedoch motiviert und ist die korrekte Lösung für die Zeiterfassung gefunden, können bald alle von den Vorteilen einer guten Zeitplanung im Unternehmen profitieren. Ein lohnendes Ziel, für das sich der anfängliche Mehraufwand in jedem Fall bezahlt macht.