Prozessoptimierung - Darstellung eines Kindes mit Fernglas

Die Einleitung zum Thema: Kennen Sie die Schrauben, an denen Sie drehen können?

Beobachten – Kernprozesse erkennen – Ziele definieren: planen und verstehen

Bevor Sie einen Ablauf optimieren können, ist es essentiell, dass Sie den IST Zustand kennen. Durch Fragen und Beobachten erkennen Sie Kernprozesse und merken, wo es vielleicht noch etwas hakt. Hören Sie Ihren MitarbeiterInnen, Lieferanten und Kunden zu – oftmals werden Hinweise in Nebensätzen gegeben, die Ansatzpunkte aufzeigen.

Wenn Sie nun zum Beispiel bemerken, dass viel Zeit mit Suchen von Adressen verbracht wird – fragen Sie nach – warum ist es nicht klar, wer angerufen hat? Wie gehen MitarbeiterInnen bei der Suche vor?

Bevor Sie mit dem Beobachten starten – reden Sie offen mit Ihrem Team und sprechen über die nächsten Schritte und Pläne für die Zukunft. Gerade in den ersten Phasen ist es wichtig, dass Sie Schlüsselpersonen in den Ablauf einbinden. Sprechen Sie von Beginn an offen über die Ideen und Wünsche, so stellen Sie sicher, dass Ziele gemeinsam definiert werden und alle beteiligten Personen im Team an der Lösung und Zielerreichung arbeiten.

Besonders wenn es um MitarbeiterInnen-Einsatz, Zeitaufwand und Optimierung geht, kann Ihnen Ablehnung entgegenstehen – Gespräche helfen hier Angst zb. vor Jobverlust zu nehmen, hier ist besonderes Fingerspitzengefühl gefordert.

Definieren Sie schon zu Beginn Ziele, die erreicht werden sollen, denken Sie bei der Formulierung an SMART (spezifisch/greifbar, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und terminlich festgelegt). So dass Sie nach den weiteren Phasen feststellen können, ob die Ziele erreicht wurden.

 

Mit welchen Prozessen beginnen?

Wenn sich nicht aus den ersten Gesprächen schon Ansatzpunkte ergeben oder auf Grund einer (ISO) Zertifizierung vorgegeben sind, so starten Sie mit Ihren Kernprozessen. Kernprozesse sind auf Ihre Kunden ausgerichtet. Das können externe und interne Kunden sein. Stellen Sie sich neben Ihren Kunden auch interne Kunden vor, das können zum Beispiel ProjektleiterInnen sein, die Informationen an Verkauf und Buchhaltung weitergeben. Oder die Marketingabteilung, die neue Flyer für eine Messe erstellt.

Gemeinsam ist das Ergebnis: am Ende der Wertschöpfungskette wird ein Mehrwert geschaffen. Vom Kundenwunsch bis hin zur Auslieferung gibt es beteiligte Personen, Dokumente und Schnittstellen.

Finden Sie für sich und Ihr Team heraus, wie detailliert die Beschreibung der Abläufe sein soll, sodass Sie schon vorab passende Fragen beim Beobachten stellen können. Hilfreich kann hier ein Dokument sein, in dem Sie schon beteiligte Personen und mögliche Fragen notieren, wenn Sie persönliche Interviews durchführen.

  • Was ist Ihre Rolle im Prozess?
  • Wie zufrieden sind Sie mit Durchführung des Prozesses?
  • Wo sehen Sie die Hauptschwierigkeiten?
  • Was ist das Ergebnis (Leistung) des Prozesses?
  • Wer ist verantwortlich für den Prozess?
  • Was ist der Anstoß bzw. der Auslöser (Input) des Prozesses?
  • Wie wird der Prozess durchgeführt (Tätigkeit)?
  • Welche Anregungen haben Sie noch?

Sammeln Sie alle für die jeweiligen Schritte notwendigen Dokumente, Softwarelösungen, Schnittstellen und Daten, um die Basis für Phase 2 zu schaffen.

 

Wenn Sie sich mit dem Thema Prozesse und deren Optimierung näher befassen wollen, eine 5-Punkte-Checkliste als Vorschlag von uns für den Ablauf:

  1. Beobachten – Kernprozesse identifizieren – Ziele definieren: planen und verstehen
  2. Dokumentieren und Visualisieren  –  IST
  3. Abstimmung / Team – Feedback  – SOLL
  4. Verantwortlichkeiten / Informationsfluss – überwachen und steuern
  5. Überprüfen / Aktualisieren / Ausweiten – von Beginn an mit gleichen / anderen Prozessen